De snelste manier om een docent boos te krijgen is om hun te vragen wat ze denken van mobieltjes tijdens de les. Maar het zijn niet alleen docenten die een sterke mening hebben over het gebruik van nieuwe media; we hebben allemaal onze mening klaar en de meeste van ons zijn daarin hypocriet.
Communicatiemethoden zijn altijd al een beetje een mijnenveld geweest, maar door moderne technologie is het potentieel voor een faux pas verveelvoudigd.
Neem bijvoorbeeld e-mail. Wanneer we naar iemand mailen, is het belangrijk om de informatie zo duidelijk en kort mogelijk over te brengen en voorzichtig te zijn met wat je schrijft en hoe je schrijft. De toon is moeilijk te onderscheiden in emails (en nog moeilijker in smsjes) en hoewel het gebruik van emoticons kan helpen bij bepaalde sociale communicatie, is het in een professionele werkomgeving niet erg handig.
Het beantwoorden van een email of sms kan meer schrijfwerk zijn dan het geven van een verbale reactie, dus het is verstandig bij een lastige email de telefoon te pakken of een vergadering te houden.
Pas echter op, want zonder visuele interactie is miscommunicatie wederom mogelijk en kan iemands toon verkeerd geïnterpreteerd worden. Als je belt, zorg er dan voor dat er geen afleidingen zijn aan beide kanten van de lijn; moeilijkheid bij het verstaan van de ander veroorzaakt de meeste problemen. Het is altijd beleefd om te vragen of het belletje uitkomt, voordat je losbarst in discussie.
Allemaal basis, en makkelijk oplosbaar, maar het echte probleem ligt bij de etiquette van snel veranderende technologieën en het kantoor; mobieltjes, laptops, tablets enzovoort.
Randstad’s meest recente Workmonitor ondervraagde medewerkers in 29 verschillende landen en onthulde dat technologische etiquette overal belangrijk is en dat iedereen technische verstoringen tijdens vergaderingen hekelt.
Driekwart van de respondenten zei te worden gestoord door mensen die hun telefoon oppakken tijdens vergaderingen, terwijl slechts 15 % in staat was aan te kunnen geven dat zij zelf nooit een overtreding van technologische etiquette hadden begaan.
Stacy Parker, Executive VP Marketing van Randstad Canada, vertelt dat het correcte gebruik van technologie afhangt van de aard van de vergadering en de omgeving; het belangrijkste is om te verzekeren dat je eigen acties professioneel blijven.
‘Zelfs met de snellere toegang tot informatie die mogelijk is gemaakt door technologie, waarderen mensen nog steeds face-to-face interactie. Smartphones kunnen wel degelijk een gepaste plek hebben in een meeting, zeker als het dient om de vergadering te faciliteren of zaken sneller te doen laten verlopen. Aan de andere kant, kan het vervelend overkomen als je met iemand praat terwijl de ander zijn smsje leest. In onze organisatie, vraagt onze manager iedereen om mobiele telefoons uit te doen tijdens vergaderingen, om te garanderen dat iedereen gefocust blijft op de agenda.’, aldus Parker.
Etiquette expert Anna Post, schrijft dat een onderzoek duidelijk aangeeft dat mensen ervan houden verbonden te zijn met alles en iedereen. Toch zijn we nog steeds bezig met het vinden van onze weg op het gebied van gepast gedrag in een online situatie. Post sluit af met het geven van een aantal belangrijke tips op het gebied van smartphone etiquette:
Nigel Phillips
