46 Jobs | 974661 Resumes

To cc or to bcc? Dat is de vraag.

Ik ken een aantal zeer intelligente mensen, en wanneer ik ze vroeg wat ‘cc’ echt betekent, wist slechts een op de twaalf het antwoord. Het is waarschijnlijk iets wat je elke dag gebruikt als je emails verstuurd, maar voor als je het niet weet, het betekent ‘carbon copy’. Dit betekent letterlijk het versturen van hetzelfde bericht naar meerdere mensen.

Vroeger, toen je nog een zakenbrief schreef aan iemand, stuurde je wellicht een duplicaat aan iemand anders; dit feit zou je dan aangeven met behulp van de notatie ‘cc’, zodat beide partijen er van op de hoogte waren dat ze dezelfde informatie toegestuurd hadden gekregen. De oorsprong ligt waarschijnlijk in de rechtenwereld; testamenten, contracten, etc.

Bcc betekent ‘blind carbon copy’ en wordt gebruikt wanneer berichten worden verstuurd naar meerdere mensen, zonder dat deze additionele mensen op een lijst terecht komen. Deze term was ook van toepassing op brieven, maar wordt nu meestal geassocieerd met email. Soms moet de schrijver zeker weten dat de geadresseerde niet de andere namen in de lijst kan zien. Het komt er op neer dat de primaire ontvangers en de secondaire ontvangers (cc) de tertiaire ontvangers niet kunnen zien.

De Bcc wordt vaak gebruikt wanneer een erg lange lijst mensen worden gemaild, bijvoorbeeld bij mailing lists. Mensen hebben natuurlijk bepaalde rechten omtrent de verspreiding van hun email gegevens.

Rod Bailey, CEO van Executivesurf, ziet een tweetal doeleinden voor het gebruik van cc: ‘Allereerst wordt cc vaak gebruikt als beleefdheidsgebaar. De persoon in cc wordt in de loop gehouden zonder dat van hem of haar iets verwacht wordt. Het geeft bijvoorbeeld een cliënt een update, of het laat, door je meerdere in cc te zetten, dat je open staat voor feedback over de kwaliteit van je werk.’

Ten tweede, in wat Rod omschrijft als ‘escalatie’: ‘Hierop krijg je een antwoord, waar je op een mailtje zonder cc geen antwoord krijgt. Het kan subtiel zijn: ‘Ik heb je meerdere keren gevraagd, nu ga ik het openbaar maken.’ Gebruik spaarzaam.’

Bailey voegt toe dat dat het cc’en van je complete adresboek alleen in noodgevallen gebruikt moet worden. In alle andere gevallen, gebruik bcc.

Nu de praktische kant behandeld is, zijn er nog andere gevolgen die de cc kan hebben in onze persoonlijke en zakelijke communicatie? Jazeker.

Kerel, het trio gaat niet door… Door de laatste email ben ik ontslagen.’

Het was 2003 toen een succesvolle Londense advocaat, in antwoord op een groepsmail om wat te gaan drinken, per ongeluk op ‘beantwoord allen’ klikte, en zo een seksueel getinte email naar 30 mensen stuurde waarin hij vertelde dat een bepaalde mevrouw wel een trio zou willen proberen. Deze 30 mensen stuurde het door naar hun vrienden, en binnen een paar uur was het bericht verspreid over de hele wereld.

Dit is zeker geen zeldzaam voorbeeld, zeker in Londen, zo blijkt. Peter Chung, een medewerker van de Carlyle Group, was gedwongen om ontslag te nemen na een email waarin hij de wereld plechtig beloofde ‘met ieder lekker ding in Korea naar bed te gaan’. Ook IM’s kunnen leiden tot gevaarlijke situaties, waarbij een carrière of reputatie vaak ogenblikkelijk wordt vernietigd. Er zijn een aantal valkuilen die vermijd moeten worden tijdens het sturen van een email:

  • Check altijd naar wie je iets verstuurd voordat je de mail verstuurd.
  • Lees je mail twee keer, voordat je verstuurd en stuur nooit mails als je dronken bent.
  • Wees voorzichtig met drafts, het is heel gemakkelijk om de email per ongeluk te versturen.
  • Als je twijfelt over de inhoud van je mail, druk dan op annuleren in plaats van verzenden.
  • Maak geen grappen of geef geen commentaar die je ook niet persoonlijk zou geven. Emails kunnen heel snel verkeerd geïnterpreteerd worden.
  • Humor werkt zelden in elektronische communicatie.

Nigel Phillips

Leave a comment:

©2021 ExecutiveSurf | +44 2077291837 | Registered in England no. 1111 7389 - VAT. GB 291 0514 23