De meeste zakelijke presentaties zijn even interessant als het zien opdrogen van een verf op een doek.
Succesvolle sprekers halen hun publiek over om goed te luisteren en beslissingen te nemen. Hun geheim: je moet een presentatie in verhaal vorm vertellen. Als je dit niet doet, verlies je je publiek. Hieronder volgen een aantal handige technieken.
Allereerst, is het belangrijk duidelijk voor je te zien wat je boodschap is en wat je wilt zeggen. Tevens organiseren goede sprekers hun presentatie in drie delen. Eerst een samenvatting van de hoofdpunten, om het publiek een idee te geven waar de spreker heen wil en hun in staat te stellen om de details die hierna volgen te kunnen verbinden aan het juiste hoofdpunt.
Dit wordt gevolgd door een uitgebreidere hoofdtekst, waarin alle punten worden onderbouwd. Als laatste is er een conclusie die tevens fungeert als opsomming.
Deze structuur is de rode draad voor het verhaal. Het is belangrijk om in het begin de aandacht van het publiek te trekken en hiermee het ‘ijs te breken’. Dit kan op twee manieren gedaan worden.
De eerste manier is het stellen van een vraag aan het publiek. Het is compleet retorisch (e.g. Heb je dit wel eens meegemaakt en hoe reageerde je?), verwacht dan ook geen antwoord, het geeft de presentatie voornamelijk een richting. Een andere manier is om te beginnen met een grap. Als je geen grappenmaker bent, vereist dit enige oefening. Maak de grap kort en bondig. De grap moet ook veilig zijn. Oefen de grap meerdere keren en probeer hem uit op andere mensen. Ga niet improviseren.
Lees niet voor vanaf een briefje. Dit wel doen komt over alsof je maar weinig af weet van de materie waarover je spreekt, en het lijkt niet erg overtuigend. Je houding en stemtoon zijn namelijk ook compleet anders als je presenteert zonder hulpmiddelen. Als je je publiek wilt overtuigen, moet je vanuit je hart spreken en niet vanaf een notitieboekje. Leer het dus uit je hoofd.
Als je bezig bent een punt te maken, kijk dan één persoon aan. Maak oogcontact, maar slechts voor een paar seconden. Ga vervolgens door met het maken van je volgende punt, waarbij je iemand anders uit het publiek aankijkt. 1 punt, 1 moment van oogcontact. Hiermee creëer je een persoonlijkere setting.
Zorg er voor dat je per slide een idee presenteert. Zet zo weinig mogelijk tekst op je slide. Als er namelijk te veel informatie op staat, gaan mensen de informatie lezen, wat betekent dat ze niet letten op wat je aan het vertellen bent. De slides horen korte titels te hebben.
Gebruik geen kleine lettertypen. De tekst in je hele presentatie behoort dezelfde structuur en lettertype te hebben, en zorg er voor dat er geen schrijffouten in staan. Mensen zijn eerder geneigd net die ene spelfout te onthouden, dan de inhoud van je presentatie. Foto’s, illustraties en animaties geven een goede uitstraling. Pastel achtergronden werken beter dan witte achtergronden. Sterke kleuren werken goed voor de belangrijke punten in de presentatie.
Eindig de presentatie met een slide waarop de conclusies en al je hoofd ideeën staan. Dit zijn de punten waarvan je wil dat je publiek ze onthoudt. Daarom is het belangrijk dat dit de allerlaatste slide is. Als je hierna met nieuwe slides komt, ondermijn je je conclusie en de boodschap die je probeert over te brengen.
Luister goed naar vragen en beantwoord deze met respect. Behandel je publiek niet als alsof ze er niets van af weten. Ze hebben het gelijk door als je dit wel doet, en heeft zeker geen positieve invloed. Als je de antwoord op een vraag niet weet, zeg dan dat je het uit gaat zoeken en er later op terug zal komen.
Dit zijn heel simpele regels, en de meeste sprekers volgen ze dan ook nauwgezet. Het wonderbaarlijke is dat heel veel mensen dit niet doen.
