46 Jobs | 974661 Resumes

Hoe breng je slecht nieuws?

Er ligt heel veel advies voor het oprapen als het gaat om iemand ontslaan, maar een baas die hulp nodig heeft bij het brengen van slecht nieuws aan een groep, of een heel bedrijf, staat echter alleen.

Velen gaan slecht om met zo’n situatie, maar zelfs als slecht nieuws tactvol en met diplomatie gebracht wordt, ontstaat er ongerustheid, een verlies aan productiviteit en het mogelijke vertrek van een aantal mensen.

Kevin Daley is een coach voor managers bij CommunispondInc., en auteur van het boek ‘Talk your way to the top’. Hij heeft een vierstappen plan bedacht voor het geven van slecht nieuws aan werknemers, of het nou gaat om gemiste doelen, overplaatsingen, een afgelaste kerstborrel of gedwongen ontslagen.

1. Doe het zo snel mogelijk
Slecht nieuws verspreidt zich snel en zolang er geen officiële uitspraak komt, zal er ontzettend veel speculatie rond gaan. Geruchten moeten dus zo snel mogelijk uit de wereld geholpen worden. Een leider kan de controle nemen door precies uit te leggen wat er gaat gebeuren en wat de implicaties zijn. Werknemers moeten iemand zien die duidelijk is en de leiding heeft.

Een email geeft je misschien de snelheid en controle die je zou willen, maar het is wel de lafste manier om het te doen. Je zou het nieuws tijdens een vergadering moeten brengen om zo diegenen die door het nieuws geraakt worden, de kans te geven om het nieuws te verwerken en hun vragen te stellen. Een vrijdagmiddag is geen geschikt tijdstip, omdat dat ontwijkend overkomt.

2. Spreek volledig
Medewerkers moeten alles verteld worden. Als je niet goed weet wat er allemaal precies gaat veranderen, is het belangrijk om dit te noemen. Ook als er een langere tijd voorbij gaat, en er nog geen nieuws is, moet je dit communiceren om zo te voorkomen dat de sfeer negatief beïnvloedt wordt.

Geen enkele manager wil zwak gevonden worden en hierdoor komen sommige managers, bij het communiceren van slecht nieuws, over alsof ze er niet om geven. Het is belangrijk om medeleven te tonen, maar ook om je niet te verontschuldigen voor het slechte nieuws.

Daley zegt dat, om geloofwaardig en oprecht over te komen, het belangrijk is het publiek in de ogen te kijken, wat niet mogelijk is als je van een papiertje leest. Oefen de speech net zo lang totdat je deze uit je hoofd kan. Lichaamstaal is net zo belangrijk als de woorden die uitgesproken worden en heeft waarschijnlijk een sterkere impact op het publiek.

3. Schets de ‘big picture’
Start de presentatie door het verhaal in context te vertellen, maar do het snel, want te veel achtergrondinformatie kan er voor zorgen dat je onzeker overkomt met betrekking tot het nieuws dat je probeert te vertellen. Als je een rol hebt gespeeld in wat mis is gegaan, geef dit dan ook toe.

Het is belangrijk om werknemers ervan te verzekeren dat het management een strategie heeft voor slechtere tijden en dan ook te vragen voor begrip. Schets de situatie niet anders dan hij is, maar blijf wel optimistisch. Leg de nadruk op de maatregelen die worden genomen om het probleem te bestrijden en leg specifiek uit wat het management doet om de pijn voor medewerkers wat te verzachten.

4. Plan voor vragen
Zelfs een uitstekende presentatie kan negatief worden beïnvloedt door een ongemakkelijke vragenronde. Bereid je voor op vragen die gesteld kunnen worden en bereid concrete en geloofwaardige antwoorden voor.

Als een vraag ingewikkeld is, geef de vraag dan opnieuw weer in andere woorden, zonder de betekenis te veranderen. Als een vraag negatief is, maak dan een nieuwe, neutralere vraag en hou hierbij emoties onder controle. Antwoord altijd met respect.

Start tijdens het antwoorden altijd met het aankijken van de degene die de vraag stelt, om vervolgens de rest van het publiek bij je blik te betrekken om zo aan te geven dat het antwoord voor iedereen bestemd is. Hierdoor kun je voorkomen dat onvriendelijke vragenstellers doorvragen en geef je andere mensen ook de kans om hun vraag te stellen.

Slecht nieuws brengen is een van de moeilijkste dingen die een manager moet doen, maar door de uitdaging goed aan te pakken, kun je je troepen mobiliseren om je doelen te bereiken en het senior management te laten zien dat je ook in mindere tijden in staat bent om leiding te geven aan je medewerkers.

Leave a comment:

©2020 ExecutiveSurf | +44 2077291837 | Registered in England no. 1111 7389 - VAT. GB 291 0514 23