Het managen van virtuele werknemers en werknemers op afstand is dé nieuwe vaardigheid voor managers geworden. Maar, omdat deze competentie door niemand wordt aangeleerd, moeten medewerkers deze zelf onder die knie zien te krijgen. Om dit succesvol te kunnen doen, zijn een aantal strategieën vereist.
Bedrijven worden steeds slanker en de virtuele medewerker wordt steeds belangrijker, die zijn of haar diensten aanbied vanuit huis of vanaf een andere kantoorlocatie.
Er zijn veel voordelen verbonden aan werken op afstand. Je kunt aandoen wat je wilt en je hoeft niet deel te nemen aan kantoorpolitiek. Het nadeel is dat het werken op afstand minder stabiel is. Ook kan het ervoor zorgen dat je buiten belangrijke communicatiestromen valt, en is het moeilijker om te communiceren met je manager als je er niet bent, als je hem überhaupt te pakken kunt krijgen.
Desalniettemin, werken op afstand zal populairder worden en kantooruren zullen vervagen. Een van de oorzaken is geldbesparing. Bedrijven willen zo efficiënt mogelijk werken en een armada telewerkers stelt bedrijven in staat een oog te houden op arbeidskosten en vastgoed.
Toch zal het werken met mensen in verschillende steden en tijdzones resulteren in weinig tot geen ‘face time’, en dit brengt een scala aan uitdagingen met zich mee. Het gereedschap voor het werken op afstand zijn beter dan ooit, met email, instant messaging, mobieltjes en sociale media. Maar het zijn niet de diverse technologieën die het verschil maken. Wat telt is hoe men er gebruik van maakt.
Medewerkers op afstand hebben strategieën nodig om het te laten werken. Hieronder vallen:
Het ontwikkelen van IT strategieën
Medewerkers kunnen vanuit het eigen huis, bij klanten of onderweg aan het werk zijn. Elk van deze configuraties brengt andere uitdagingen voor IT met zich mee, die allesomvattende strategieën zullen moeten ontwikkelen zodat medewerkers op verschillende locaties goed kunnen werken. Hieronder kunnen ook tracking-systemen vallen, die verzoeken registreren en gegevens in databases zetten. De beveiliging van systemen moet ook worden verstevigd, omdat het werken met thuis- en mobiele netwerken waarschijnlijk niet zo veilig zullen zijn als het kantoornetwerk.
Het opzetten van regelmatige Skype gesprekken
Communiceren via email of instant messaging is gemakkelijk, maar een gesprek via de telefoon, of beter nog, Skype, geeft contact een menselijke dimensie. Het stelt de medewerker en manager in staat om beter te begrijpen dat er een mens aan de andere kant van de lijn zit.
Het vasthouden aan vaste werktijden
Dit is essentieel, omdat de manager zo weet wanneer de werknemer beschikbaar is. Ook zal het de manager op de hoogte houden van de uit te voeren taak en zal het aanhouden van vaste werktijden het beheer van contact makkelijker maken.
Het gebruik van social media
Bedrijven zouden moeten kijken naar het aanbieden van meer social networking technologieën aan hun mobiele medewerkers. Deze tools kunnen een belangrijke rol spelen van een succesvolle strategie voor medewerkers die op afstand werken, omdat zij gebruikers in staat stellen een gemeenschap op te bouwen en sociale relaties te ontwikkelen door middel van groepen. Telewerkers kunnen zich afgesloten voelen van het bedrijf door het gebrek aan een fysieke werkgroep, maar social networking kan hun helpen onderdeel te voelen van het team, ook al is dat een virtueel team. Social networking is ook een goede manier voor bedrijven om collectieve kennis van medewerkers, aannemers en mobiele medewerkers op andere locaties, op te nemen.
Werken op afstand is de toekomst. Met de juiste strategieën, maakt het de balans tussen werken en privé makkelijker en natuurlijker. Als de juiste strategieën gebruikt worden, zal de overgang bijna ongemerkt zijn.
Leon Gettler
