Te
genwoordig is persoonlijke productiviteit een groot issue. Tijd is schaars, vooral nu mensen steeds meer in een dag stoppen. Hier zijn dan ook genoeg tekenen hiervoor. Emails, smsjes en telefoontjes blijven binnen komen; mensen eisen steeds meer van onze tijd en we springen van taak naar taak. De tendens is om je gehaast en ongeduldig te voelen; je verliest focus terwijl je met iets bezig bent en je brengt meer tijd door met je BlackBerry of iPhone dan dat je met mensen praat. Projecten stapelen zich op en worden niet afgemaakt.
Klinkt bekent? Wat zijn de regels voor het verbeteren van persoonlijke productiviteit?
Volgens experts is je agenda het startpunt. Een effectieve agenda bevat niet alleen werkgerelateerde dingen, maar ook persoonlijke dingen zoals shoppen, bijpraten met familie en vrienden of naar de sportschool gaan.
Een digitale agenda is een goede strategie. In een klassieke agenda schrijf je simpelweg bepaalde evenementen, bijvoorbeeld een afspraak bij de tandarts op woensdag. Een digitale agenda verandert dit. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je elke maandag twee uren besteed aan marketing en elke dinsdag anderhalf uur besteed aan de boekhouding.
Een digitale agenda geeft deze taken in het vooruit weer, samen met alle andere afspraken. Hierdoor ben je in staat dingen in te plannen binnen de uren die je hebt. Het enige wat je hoeft te doen is een programma zoals Outlook of Google Calendar te openen. Outlook heeft als sterke punt dat je bepaalde uren kunt blokkeren waarin je wat tijd voor jezelf neemt.
Nog een strategie is het precies opschrijven wanneer je wat met je tijd gedaan hebt. Goed time management is vergelijkbaar met een dieet, waarbij mensen een eetjournaal opstellen om bij te houden wat ze gegeten hebben en wanneer. Hetzelfde principe geldt voor het managen van je tijd.
Met zo’n soort regime, zeggen experts dat je uur voor uur opschrijft wat je doet. Ze zeggen dat de meeste mensen verbaasd zijn over de hoeveelheid tijd de ze eigenlijk verspillen. Mensen houden niet echt bij wat ze echt aan het doen zijn.
Een nieuwe ontwikkeling is het gebruik van virtuele assistenten om bijvoorbeeld administratieve taken over te nemen. De meeste virtuele assistenten werken vanuit huis, en zij ontvangen hun instructies via telefoon, e-mail of sms. Ze zien hun cliënten bijna nooit. Ze kunnen overal in de wereld zijn, lokaal of overzee. Er is een groeiende markt voor virtuele assistenten in India. Indien goed uitgevoerd, kunnen zij helpen bij het scheiden van repetitieve taken die tijd opslokken en dingen die wel geld opleveren.
Taken zoals typen, invullen en het inplannen van afspraken, kunnen worden gedelegeerd aan de virtuele assistent. Hierdoor kan de eigenaar van de zaak zich focussen op lange-termijn planning, contact opnemen met nieuwe potentiële klanten of eerder naar huis gaan om tijd door te brengen met zijn familie.
Outsourcing is ook essentieel voor persoonlijke productiviteit. Het is niet goed, bijvoorbeeld, om te veel tijd aan de financiën of het schoonmaken van het appartement te besteden, als je je tijd beter kunt gebruiken door contact op te nemen met prospects of te werken aan marketing.
Niet delegeren is een van de grootste tijdmanagement fouten die iemand kan maken. Als je alles doet, doe je te veel. Er is altijd wel iemand die kan helpen. Essentieel is het vinden van de juist persoon voor de baan.
Een andere grote fout is beginnen aan de dag zonder een plan. Het niet prioriteren van taken en het nemen van een passieve houding leiden tot slechte uitvoering en een defensieve houding tegenover nieuwe opdrachten.
Effectieve tijdmanagement is het ontwikkelen van een significant maar overzienbaar systeem om zo de beste return on investment van je tijd te krijgen. Het betekent dan ook dingen kleiner maken en ze veranderen van krankzinnig naar beheersbaar.
Leon Gettler
