46 Jobs | 974661 Resumes

De dood van de (reizende) zakenman

Internationale zakenreizen werden vroeger gezien als een van de beste secundaire arbeidsvoorwaarden in sommige banen. Vliegen (vooral business class) was leuk, ontspannend en bijna romantisch. Maar in deze economisch slechte tijden demoveren bedrijven zelfs hun meest ervaren medewerkers naar economy en vinden luchtvaartmaatschappijen inventieve manieren om internationale reizen te reduceren tot een niets meer dan een vervelende ervaring.

British Airways staakt jaarlijks en ook Qantas schijnt onlangs lid te zijn geworden van deze club. Tel hierbij op natuurlijke verschijnselen, zoals de uitbarsting van de Ijslandse vulkaan Eyjafallajökul, de manier waarop budget airliners hun klanten behandelen en je hebt een goed betoog voor het standpunt dat bedrijven hun telepresence misschien maar eens moeten uitbreiden.

Ooit betekende teleconferencing het gebruiken van telefoons om te communiceren in een zakenomgeving, maar door het internet zijn de opties toegenomen en zijn veel teleconference systemen in staat om naast direct visueel contact, medewerkers ook visueel ideeën met elkaar te laten delen.

Reizen vereist veel planning en coördinatie, terwijl het vergaderen via web conferencing slechts in enkele minuten opgezet kan worden. Problemen kunnen dus veel sneller worden besproken en een groter publiek kan makkelijker bij de vergadering betrokken worden; sommige systemen ondersteunen tot 200 deelnemers.

Uitgevers Human Productivity Lab en Brockman & Company brengen regelmatig een nieuwe versie van het ‘Inter-Company Telepresence & Video Conferercing Handbook’ uit. De meest recente editie schat in dat ondernemingen zeven keer meer face-to-face gesprekken hebben dan dat zij gebruik maken van diensten op het gebied van telepresence.

Er zijn een aantal redenen voor deze bevinding, zoals technische en operationele hordes maar ook een sterk culturele overtuiging dat het belangrijk is om in het echt met elkaar af te spreken.

Vaak is het niet afdoende om participanten te kunnen zien en horen, het is ook belangrijk dat documenten, grafieken en video’s gedeeld kunnen worden. Effectieve telepresence systemen moeten dan ook beschikken over de tools voor samenwerking die ook in echte vergadering gebruikt worden, zoals het uitwisselen van documenten (data sharing) en interactieve whiteboards.

Het idee achter video conferenties is geld bespaard kan worden op de bedrijfskosten en dat de productiviteit verhoogd kan worden, maar het opzetten van het hele ecosysteem kan erg moeilijk zijn. Accenture, bijvoorbeeld, heeft 31 bedrijven, 600 kamers en 2 miljoen medewerkers met elkaar verbonden. Het op grote schaal verbinden van bedrijven vereist vaak de samenwerking van afzonderlijke en onderling concurrerende aanbieders, die elk hun eigen beleid en IP protocollen hebben.

Beveiliging is een belangrijk onderwerp en het beleid van de minst beveiligde participanten wordt dan ook effectief het beleid voor iedereen, waardoor netwerk integratie steeds belangrijk wordt en veel aandacht moet worden besteed aan technologieën die met elkaar interfacen, om zo te voorkomen dat de integriteit van het netwerk in gevaar komt.

Ondanks de veiligheidsrisico’s hebben telepresence systemen een rooskleurige toekomst. Zoals zo veel in de technologie wereld, ligt de focus van deze toekomst op ‘apps’.

‘Ik droomde over teleconferenties toen ik voor het eerst begon met werken; een telefoon waarbij je de persoon waarmee je belde echt kon zien; dingen die toen alleen in science fiction voorkwamen. Wat mij verraste was dat de basis versie van Skype gratis is. Dit is opmerkelijk en tevens op dit moment de enige veilige manier om een vergadering op afstand te houden waarbij je verzekert bent van een stabiele verbinding’, aldus Rod Bailey, CEO van ExecutiveSurf.

‘Wij werken in recruitment en opereren in een wereld die veel kleiner is geworden dankzij de vooruitgang die geboekt is in communicatie technologie. Het recruitment proces maakt nu duidelijk gebruik van Skype, wat ons veel tijd en geld bespaart in het begin van de selectieprocedure.’

Bailey beschrijft een anekdote: ‘We werkten voor een client en waren bezig met het screenen van sollicitanten via de telefoon, waar we ook het niveau van het Engels van mensen moesten testen. Uiteindelijk kwamen we er achter dat als we Engels spraken, we eigenlijk met iemand anders aan de lijn in gesprek waren. Toen we het volgende interview via Skype afnamen, en we opnieuw de vraag over het Engels voorlegden, zagen we zijn hand naar de muis bewegen en verloren we het contact. Tien dagen later hadden we hem pas weer te pakken gekregen en had hij al een andere baan gevonden, maar Skype had ons wel een vliegticket Spanje – Londen bespaart.’

Nieuwe ontwikkelingen zullen teleconferencing vooruit blijven stuwen. Skype heeft recentelijk besloten samen met Panasonic TV’s te gaan ontwikkelen waarbij men door middel van webcams via de TV kan Skypen in hoge kwaliteit. Ook de populaire iPad ondergaat een ontwikkeling waarbij steeds meer apps in het kader van conferencing worden gelanceerd.

Terwijl de kosten van reizen omhoog gaan en telecommuting (werken vanuit huis) aantrekkelijker wordt, zal teleconferencing een waardevolle tool worden voor werkgever en werknemers. Absoluut noodzakelijk voor thuiswerkers is om in contact te staan met het kantoor en collega’s, en teleconferenties kunnen hier effectief op inspelen.

Nigel Phillips

Leave a comment:

©2020 ExecutiveSurf | +44 2077291837 | Registered in England no. 1111 7389 - VAT. GB 291 0514 23