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时间管理的艺术

 现今的大问题之一,是个人的生产率。时间是最稀有的资源,因为人们似乎比以往任何时候,要挤压更多的时间。有各种熟悉的迹象。电子邮件,文本和不断的电话,别人要求我们花更多的时间,我们飞来飞去,从一个任务到另一个任务。

有一种倾向,你会觉得仓促和急躁,当你在任务或谈话中间时,你会觉得你失去重点,你要花更多的时间在你的黑莓与iPhone,而没有时间与他人谈话及处理堆积如山的项目,从而没有能够及时完成您的工作。

听起来很熟悉吗?那么,什么是改善我们个人生产率及效率的规则呢?

据专家说,记事本可以作为一个出发点。一本有效的记事本,不仅记录工作所花费的时间,即从电脑屏幕前到iPhone到iPad花费的时间。还应该用于记录个人的爱好,如喜欢逛街,与家人和朋友聚会,甚至在健身房锻炼。

一本记事本是一种有用的策略。一个标准的记事本只简单列出在一周发生的事件;例如,星期三的约会,在星期四和星期五下午的会议。一个默认的记事本大约记录这些事。让我们说,例如,你必须在每星期一花两小时工作,从事市场营销工作;而在每星期二下午花一个半小时做财政工作。一个默认的记事本事先列出这些,连同所有其他的约会。

这也可以包括个人事件,如在健身房的锻炼。只需要到Outlook,即可发现时间安排。该系统的优点是,你可以安排时间,实际上,你只是与自己开会。

另一种策略是,精确地写下在那里花的时间,做了什么。良好的时间管理,很像一个人建立一本食物日记,注意他们在什么时候吃的什么。这同样适用于管理时间。用这样的规则,专家说道,你可以写下来你做的每一个小时的工作。他们说,大多数人都惊讶地发现,他们实际上是浪费了很多时间。人们实际上并不需要在他们真正做的事情上花费这么多时间。

更多的人也正在利用虚拟助理做所有他们的行政工作。大多数虚拟助理工作从家里的办公室工作。他们通过电话,电子邮件或短信接收他们的指令。他们很少看到他们的客户。他们可以位于世界上任何地方,在本地或海外。在印度有一个不断增长的针对虚拟助理的市场。

他们做得很好,他们可以帮助从事庸俗的,占用时间的,但不赚钱的重复性任务。这些任务包括像打字,存档和预约的任务。把这些任务委派到一个虚拟助理,从而允许企业所有者把重点放在长远规划上,拜访新的客户,或者甚至早些回家与家人聚会。

外包也是提高个人效率的关键。这是没有好处,例如,簿记或清洁公寓可能花费你很多时间,但你的时间可以花在追逐新的线索或做营销工作。

不放权是任何人都可以犯的,最大的时间管理上的失误。如果你正在做一切,那么你做得太多了。总是有人可以在某方面做的比你更好。关键是要找到适合某一领域工作的员工。

其他大的错误是开始一天而没有计划。不能优先任务,而且不能采取积极主动的做法,则意味着您将翼状,而当任务滚滚而来时处于防御状态。

有效的时间管理是发展重要的,但可以管理的系统,以为您的时间投资带来最佳的投资回报。这也意味着委派任务,让它们变得可以管理。

Leon Gettler

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