Je komt aan op kantoor, je werk voor de dag ligt voor je klaar en je wilt dit zo efficiënt mogelijk afwerken. Dan komt er een email binnen die je eraan herinnert dat een ongeplande vergadering op het punt staat een onvervangbaar groot gedeelte van je dag op te slokken. Waarom?!
Er zijn vanzelfsprekend goede en slechte vergaderingen. Er zijn externe, interne, formele en informele vergaderingen, van directiebijeenkomsten tot het roken van een sigaret met collega’s.
De slechte vergaderingen lijken uren te duren, je luistert naar mensen die hun territorium markeren door eindeloos te preken, en de vergadering lijkt compleet haar doel voorbij te schieten. Bij jezelf denk je: ‘was ik maar niet gekomen’, waarbij de werklast van alles wat je nog te doen staat in je achterhoofd zweeft.
Een effectieve vergadering is een vergadering die nieuwe energie en een gevoel van succes geeft. Dit type vergadering is zeldzaam, maar bereikt wel haar doel. En wel in zo min mogelijk tijd waarbij mensen het gevoel hebben dat een logisch proces is gevolgd.
Een complete business heeft zich ontwikkeld om vergaderingen goed te laten verlopen en te managen. Ondanks het feit dat de basisregels goed bekend zijn bij de meeste managers, worden ze vaak genegeerd. Daarom is het goed ze nog even bij langs te lopen.
Het is logisch dat in een succesvolle vergadering duidelijke doelstellingen moeten worden opgesteld en gecommuniceerd naar iedereen die zal bijwonen. Het is ontmoedigend om een vergadering te moeten bijwonen als het idee van een goede uitkomst niet is vastgesteld. Als mensen weten wat de bedoeling is, bijvoorbeeld het genereren van ideeën, het komen tot een beslissen of het communiceren van iets specifieks, zijn zij in staat zich op de hoogte te stellen van het doel van de vergadering en zich hierop voor te bereiden.
Als het doel eenmaal is vastgesteld, kan er gekeken worden naar de inhoud van de vergadering en wie aanwezig moet zijn. Niemand houdt van tijdverspilling, dus een vergadering moet zo gestroomlijnd als mogelijk worden vormgegeven, waarin alle activiteiten gericht zijn op de doelstelling die gerealiseerd moet worden. Alles wat hier niet aan bedraagt, is irrelevant.
Een agenda met onderwerpen verzekert dat relevante onderwerpen behandelt worden en kan op terug gevallen worden indien de vergadering afdwaalt. Een goede agenda bevat behalve de locatie, tijdstip en aanwezigen ook een tijdsindicatie voor elk agendapunt.
Als men weet wat besproken zal gaan worden en voor hoe lang, is van belang te kijken naar de informatie die moet worden voorbereid. De deelnemers moeten op de hoogte worden gebracht wat van hun verwacht wordt, zodat ook zij zich goed kunnen voorbereiden. Het is vaak een goed idee om een bepaald onderwerp aan iemand uit te besteden, om zo de betrokkenheid te verhogen.
Begin de vergadering op tijd en verspil geen tijd door het samenvatten van de vergadering voor laatkomers; verwijs tijdens de vergadering naar de agenda en zorg ervoor dat iedereen zich aan de tijd voor elk onderwerpt houdt. Diegene die de vergadering leidt moet er voor zorgen niet dictatoriaal over te komen, maar juist als een actieve participant te worden gezien die anderen begeleid in de discussie.
Vat elk punt van de agenda na afloop van de discussie kort samen en maak notities over follow-ups en wie hiervoor verantwoordelijk is. Geef na afloop van de vergadering een korte précis en bevestig dat de notulen van de vergadering zullen worden verspreid.
De notulen worden idealiter naar alle aanwezigen en andere geïnteresseerden verstuurd, zodat zij een verslag hebben van wat is bereikt en wie verantwoordelijk is voor de nieuwe afspraken. Het leiden van succesvolle en efficiënte vergadering is een kunst op zich.
Dan Burrier, Chief Innovation Officer van Marketing en PR bureau Ogilvy & Mather, is van mening dat juist ook slechte vergadering positief kunnen zijn. Burrier zegt dat hij ongerust is als hij de woorden ‘we hebben een fantastische vergadering gehad’ hoort. Het doel van een vergadering is niet de vergadering op zichzelf, en het nastreven van een goede vergadering kan slechte resultaten hebben. Volgens Burrier brengt een succesvolle vergadering een team dichterbij de kerndoelstelling. Te vaak is wordt de term ‘geslaagde vergadering’ gebruikt als mensen het simpelweg met elkaar eens waren, jaknikten of ergens mee weg kwamen.
Burrier: ‘’Vaak zijn het meningsverschillen en ongemak die de bal echt aan het rollen brengen. Bij Ogilvy herinner ik mensen eraan dat we niet betaald worden voor een vergadering om 10 uur in kamer 8A, maar worden toevertrouwd om merken op te bouwen, marketing strategieën te bedenken en nieuwe marktbewegingen te realiseren.’’
Burrier gelooft dat je een vergadering in moet gaan met open oren, bereid te zijn je fouten toe te geven, jezelf aan te passen en te veranderen. Voor het succes van deze instelling, moeten alle partijen dezelfde ‘mindset’ hebben.
‘Een parlement is niets meer dan een grote vergadering van voornamelijk stationair draaiende mensen’ – Walter Bagehot
